（目的）
第１条　この方針は、東海大学原子力工学会（以下、「本会」という。）に属する会員に関する名簿（以下、「会員名簿」という。）を作成し、利用するに当たり、会員名簿の適正な取り扱いの基準を定め、以って本会の活動の活性化と会員相互の連絡調整を図り、併せて会員の個人情報の保護に資することを目的とする。
 
（責務）
第２条　本会及び会員は、本会が作成した会員名簿に登載された情報（以下、「登載情報」という。）の重要性を認識し、この方針の規定を遵守するとともに、個人の権利利益を保護する為に、会員名簿の目的外利用又は登載情報の漏洩等、個人情報の保護に反する不正な取り扱いをしないこととする。
 
（管理者）
第３条　会員名簿の管理者は会長とする。また、個人情報取扱実務責任者を定め登載情報の収集、管理、訂正、追加、削除を行なうこととする。

（利用目的）
第４条　会員名簿の利用目的は、次のとおりとする。
（１）会員の把握及び連絡調整
（２）本会の会議及び緊急事項等の連絡
（３）会員相互の情報交換
（４）災害その他緊急時の連絡及び安否確認
（５）本会が主催する行事に関する連絡及び案内
（６）会費の徴収その他本会の経理に関する処理
（７）前各号に掲げるものの他、役員会で決定した利用目的
 
（情報の範囲）
第５条　本会が収集し管理する登載情報の範囲は、以下のとおりとする。
（１）氏名
（２）住所
（３）電話番号
（４）勤務先
（５）メールアドレス
但し、氏名を除く他の項目については、本人の申し出があった場合収集しない。
 
（利用目的及び第三者への提供制限の通知・公表等）
第６条　
登載情報の収集について会員に協力を求める時は、会員名簿の利用目的、第三者への提供制限、登載情
報の項目をホームページ又は会報に提示する。
（１）東海大学同窓会名簿として同窓会会員に配布すること
（２）名簿に登載される情報の内容（卒業年、氏名、住所、勤務先等）
（３）名簿に登載し配布すること
（４）本人の求めに応じて提供を停止できること
 
（登載情報の訂正、追加、削除）
第７条　管理者は、会員本人からの申し出に基づき、登載情報の訂正、追加、削除を行うものとする。
　　２．本項本文の申し出は、管理者に対して書面により行うことを原則とするが、本人からのメールは、プリントすることで、書面に代わるものとする。また、第三者からの情報は管理者が本人に確認後に行う。
　　３　友人、又は知人からの情報は、本人確認後に名簿の訂正、追加、削除を行なう。
但し、自治体の住居表示変更は、本人の申し出を受けなくとも行なえる。
 
（第三者への提供制限）
第８条　本会は、次の何れかに当たる場合を除き、第三者に個人情報を提供しない。
（１）役員及び該当年度の代議員には　要求により開示できる。
（２）業務の遂行上必要となる業務委託先に、機密保持契約を結んだ上で開示する場合
（３）法令の定めるところにより開示を求められた場合
（４）人命等に関わる緊急の必要性のある場合
（５）東海大学同窓会より要請があった場合


（業務委託）
第９条　業務の遂行上、業務の全部又は一部を委託する場合は、「個人情報取扱に関する契約書」を締結した上で委託する。
 
（情報の取り扱い）
第１０条　「オプトアウト」の取り扱いとし、登載情報について本人より削除の要求があった場合、これを削除する。
２　氏名を除く住所等の不明者については、ホームページ並びに会報で公表できる。但し、不明者からの非開示、又は削除の要求があった場合は速やかに対応する。
３　不明者の判明情報は、本人からの連絡、又は提供を受けた後に本人に確認し、名簿に登載する。
 
（会員名簿配布先の記録）
第１１条　管理者は、会員名簿を配布した際、配布年月日、配布先のその他必要な事項を記録しておく。
 
（法的責任）
第１２条　会員は、入手した情報や会員名簿を名簿業者に渡す等、不適正な取り扱いをした時は、個人情報の保護に関する法律等の規定に違反することとなり、場合によっては、民法上の損害賠償責任を負う。
 
（変更）
第１３条　本方針の変更は、役員会が審議し代議員会の承認とする。
 
付則
本方針は、２０１7年１１月３日より履行する。